Opvolging aanbevelingen accountant

Wij hebben begrepen dat u voornemens bent om met ingang van 2025 over te gaan naar een nieuwe financiële applicatie. Wij adviseren u om de voorgaande observatie in het implementatieproces op te nemen en dit met uw nieuwe leverancier te bespreken, zodat dit tijdig en correct wordt ingericht.

Momenteel bevinden wij ons midden in de eerste testfase van de inrichting van het Purchase-to-Pay-proces binnen de nieuwe financiële applicatie. In deze fase is een eerste versie van de relevante workflows ingericht en wordt deze getoetst op functionaliteit, volledigheid en aansluiting op onze beleids- en beheerskaders. Het gaat hierbij onder meer om de processen rondom het aanvragen van inkopen, het genereren en verwerken van inkooporders, en de afhandeling van facturen – zowel met als zonder gekoppelde inkooporder. Tegelijkertijd wordt gewerkt aan het verbeteren van procesvisualisatie en documentatie. In een bijbehorende flowchart worden processtappen, mandaatstructuren, controlepunten en rollen inzichtelijk gemaakt. Dit draagt bij aan standaardisatie van werkwijzen en het borgen van consistentie binnen de organisatie.

Gelet op de verantwoordingsvereisten voor wettelijke controles (waaronder gemeenten) en het huidige rechtmatigheidsoordeel wat bij uw VIC-functie ligt vragen wij uw aandacht voor het uitvoeren van een frauderisicoanalyse inclusief het definiëren en periodiek testen van beheersmaatregelen. Wij bevelen u aan om een schriftelijke frauderisicoanalyse inclusief beheersmaatregelen op te stellen en voor te leggen aan de gemeenteraad. Deze analyse dient jaarlijks herzien te worden en de beheersmaatregelen dienen zichtbaar uitgevoerd te worden.

In maart 2025 heeft het college de Nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik en de nota Fraudebeleid vastgesteld. Bij onze interne controles, uitgevoerd door de ambtelijke organisatie, wordt nagegaan of de organisatie over interne procedures beschikt die opzettelijk misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen door derden zoveel mogelijk ondervangen of voorkomen. We rapporteren hierover in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarverantwoording. Eventuele onrechtmatigheden door misbruik of oneigenlijk gebruik worden ook opgenomen. Daarbij wordt aangegeven welke maatregelen er worden getroffen om dat in de toekomst te voorkomen. Fraudebeleid en het management omtrent fraude hoort bij een professionele organisatie. We willen helder zijn over hoe we fraude willen voorkomen, detecteren en hoe we er in casuïstiek mee omgaan. De nota is de basis om risico’s van fraude doorlopend te inventariseren en te voorkomen.

Wij bevelen aan om een digitale workflow in het nieuwe subsidiesysteem in te richten, zodat duidelijk zichtbaar is wie de verantwoordelijke en eindverantwoordelijke is. Daarnaast dient te allen tijde een vier-ogenprincipe te worden afgedwongen, zowel bij de controle en autorisatie van subsidieaanvragen als bij de controle en autorisatie van de subsidievaststellingen. Wij adviseren om deze bevindingen om te zetten in het programma van eisen, zodat dit in het nieuwe systeem adequaat kan worden ingeregeld.

De nieuwe subsidieapplicatie is succesvol geïmplementeerd en per maart van dit jaar in gebruik genomen. Binnen dit systeem is een digitale workflow geïntegreerd die verplicht gevolgd dient te worden bij de afhandeling van subsidieverlening en -vaststelling. Door het strikt hanteren van deze workflow wordt het vierogenprincipe structureel geborgd, hetgeen bijdraagt aan een zorgvuldige en controleerbare besluitvorming binnen het subsidiebeheerproces.

Wij adviseren de gemeente Almelo om de Algemene subsidieverordening te herzien en alle ervaringen die sinds de invoering zijn opgedaan mee te nemen.

De beleidskadernota is 19 november door de gemeenteraad vastgesteld. Thans bevinden wij ons in de fase van herziening en actualisering van de Algemene subsidieverordening (ASV). Het voornemen is om de geactualiseerde ASV met ingang van 1 januari 2026 formeel in werking te laten treden.

Beleid omtrent prestatieleveringscontrole en documentatie kan verder worden versterkt.

We gaan in het nieuwe financieel systeem ERPx over naar een verplichtingenadministratie, waarmee we beter inzicht krijgen in aangegane verplichtingen en de voortgang daarvan. We zullen een dynamisch beleid opstellen dat afgestemd is op de omvang en het risico van de transacties. Met behulp van data-analyse en risicoanalyse willen we de diepgang van de prestatieleveringscontrole flexibel kunnen afstemmen, zodat de controle passend en beheersbaar blijft.

De nevenfuncties dienen periodiek naast de huidige inkoop- en subsidierelaties te worden gelegd, zodat potentiële ongewenste samenloop van nevenfuncties en beslissingsbevoegdheden bij gekoppelde inkoop- of subsidierelaties kan worden geïdentificeerd.

In maart 2025 heeft het college de Nota fraudebeleid vastgesteld. In de nota is uiteengezet wat wordt verstaan onder fraude en wat niet en hoe we uitvoering gaan geven aan het fraudebeleid. Het is de basis om het frauderisicomanagement, een stelsel van maatregelen en de bewustwording daaromtrent verder te gaan ontwikkelen binnen onze organisatie.

Het is dus van het grootste belang om hier aandacht aan te besteden. Dit doen we door de volgende acties te ondernemen en te borgen in onze organisatie:
1.Kaders stellen (hebben) en afspraken maken.
Bijvoorbeeld door een klokkenluidersregeling en een gedragscode.
2.Regelmatig bespreken en aanspreken.
Bijvoorbeeld door het in kaart brengen waar we op het gebied van fraude de meeste risico’s lopen. Dit kan door een zogenaamde frauderisicoanalyse op te stellen c.q. uit te voeren. In deze analyse wordt onderzocht en in beeld gebracht hoe het risico op fraude wordt beheerst binnen de betreffende processen en of dit voldoet aan het gekozen risicoprofiel.
3.Verbeteren en verantwoorden.
Naast dat er aandacht is voor fraude en integer handelen, is het ook van belang om dit te toetsen en te controleren. Dat doen we door fraude als speerpunt mee te geven bij de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) en bij de regelmatige procesoptimalisatie.

Wij bevelen aan om een dergelijke functionaliteit binnen ERPx te configureren. Hierdoor is het mogelijk om op individueel memoriaalboekingsniveau een workflow in te richten, waardoor enerzijds een vier-ogenprincipe wordt afgedwongen en anderzijds een zichtbare controle en autorisatie kan worden afgedwongen vanuit de desbetreffende budgethouder.

Binnen het nieuwe financiële systeem is inmiddels een standaardworkflow ingericht voor memoriaalboekingen en wij bevinden ons in de eerste testfase. Alle administratieve memoriaalboekingen worden verplicht via het registratiescherm ingevoerd. Hierdoor is een digitale workflow actief met een vier-ogenprincipe binnen de financiële administratie. Voor memoriaalboekingen met impact op het mandaat geldt aanvullend dat deze pas verwerkt mogen worden na goedkeuring door zowel de prestatieverklaarder als de budgethouder. De routering binnen de workflow is afhankelijk van het gebruikte dagboektype. Om te waarborgen dat memoriaalboekingen uitsluitend via de vastgestelde route plaatsvinden, is het directe boekingsscherm afgeschermd middels menurechten.Hiermee zijn de benodigde functiescheidingen en controles op memoriaalboekingen geborgd binnen het nieuwe financieel systeem.

Wij adviseren de Nota grond en vastgoedbeleid gemeente Almelo 2020 te herzien en alle ervaringen die er sinds die tijd zijn opgedaan mee te nemen. Gezien de wijzigende omstandigheden in de woningmarkt i.c.m. tekorten op de woningmarkt en veranderende wetten rondom huisvesting en de nieuwe omgevingswet is het niet mogelijk dat uw beleid nu nog volledig actueel is. Wij adviseren u met klem om uw beleid te actualiseren naar de werkelijke situatie bij uw gemeente. De Nota grond en vastgoedbeleid gemeente Almelo 2020 is een belangrijk kaderstellend document dat actueel hoort te zijn.

De essentie van het situationele grondbeleid is op een goede en werkbare wijze is vastgelegd in de huidige nota grondbeleid. Een actualisatie daarvan is niet direct noodzakelijk. Wel is het belangrijk op onderdelen de nota verder uit te werken, mede naar aanleiding van actuele maatschappelijke ontwikkelingen en verandering in regelgeving. Op dit moment worden hier voorbereidingen voor getroffen. Wij verwachten deze uitwerking van de nota Grondbeleid eind 2025 aan de raad ter vaststelling te kunnen aanbieden.